Natal e passagem de ano: o mês em que o telefone deixa de dar

Início de dezembro, sexta à noite, a sala cheia. O telefone toca durante o serviço e ninguém o pode atender. No WhatsApp está um grupo de doze que quer jantar no dia 23 e faz três perguntas: o menu, o preço por pessoa, se pedem depósito. A resposta chega dois dias depois, e nessa altura já reservaram noutro sítio.

A época alta não é um mês de reservas normais

Os pedidos concentram-se em poucas datas: almoço de Natal, consoada, jantares de empresa, passagem de ano. Os grupos são maiores, as perguntas mais longas e o planeamento começa semanas antes. A equipa é a mesma, mas as mensagens chegam todas nas mesmas horas. E, como já vimos, uma boa parte chega fora do horário de atendimento.

Onde se perdem mesas em novembro e dezembro

Grupos grandesPedem mais informação antes de decidir e escolhem quem responde primeiro. Um grupo de doze é o que mais custa perder.

Perguntas repetidasMenu, preço, alergénios, crianças, estacionamento. Cada resposta é rápida, mas somadas ocupam a semana inteira.

Datas esgotadasContinuar a aceitar pedidos para uma noite cheia, ou anunciar uma data que já não existe, gera overbooking e desculpas.

No-shows em datas cheiasNuma noite esgotada, uma mesa que não aparece custa mais e já não há quem a ocupe.

O que preparar já em novembro

Menu e preço escritosUma resposta pronta com o menu, o preço por pessoa e o que está incluído. É o que mais se repete.

Regras de grupoA partir de quantas pessoas, se há depósito, até quando se confirma. Decidido antes, e igual para todos.

Capacidade por turnoQuantos lugares há em cada serviço, e não só quantas mesas. É isto que evita aceitar mais do que cabe.

Confirmação antes da dataUma mensagem automática dois dias antes, com opção de cancelar numa resposta.

Lista de esperaPara as datas cheias. Se alguém cancelar, a vaga volta a ser vendida em vez de ficar vazia.

Depósito: quando faz sentido

Na maior parte do ano, um depósito afasta clientes. Na época alta, para grupos grandes e menus fixos, a conta muda: a mesa que não aparece é mais cara e a data não se recupera. Faz sentido reservar o depósito a esses casos, e deixar as mesas pequenas só com confirmação.

Perguntas frequentes

Quando devo abrir as reservas de Natal?

Assim que o menu e as regras de grupo estiverem definidos. Quem anuncia tarde recebe os pedidos todos juntos, já com menos datas livres, e responde a todos ao mesmo tempo.

Vale a pena pedir depósito nas reservas de Natal?

Para grupos grandes e menus fixos, normalmente sim: uma mesa que não aparece custa mais e a data não se recupera. Para mesas pequenas, uma confirmação automática costuma chegar.

Dá para responder a tudo por WhatsApp sem perder o toque pessoal?

Dá para a parte repetida: menu, preço, horário, disponibilidade. Pedidos especiais, alergias graves ou eventos à medida passam para uma pessoa.

O que fica

Conte quantos pedidos de Natal e passagem de ano recebeu no ano passado e quantos respondeu depois de 24 horas. Esse é o número que novembro serve para mudar.

Novembro para preparar, dezembro com as reservas em ordem.

Studiminds Reception responde aos pedidos de reserva em WhatsApp, Instagram, Facebook e email, confirma cada mesa e avisa a lista de espera quando abre uma vaga.

Ver o Reception a funcionar

Escrito pela Equipa Studiminds · LinkedIn