Copiar um contacto do WhatsApp para o CRM demora 40 segundos. Ninguém pensa duas vezes nisso, é rápido de mais para parecer um problema. O problema aparece quando essa tarefa de 40 segundos se repete vinte vezes por dia, todos os dias, há dois anos.
Faça as contas com os seus próprios números
A fórmula é simples: número de tarefas manuais por dia, vezes minutos por tarefa, vezes as semanas de trabalho do mês.
Vinte horas é meia semana de trabalho de uma pessoa, gasta inteiramente a mover informação de um sítio para outro, sem criar nada de novo.
O problema não é só o tempo
Cópia manual traz erro de escrita, número trocado, cliente com dois registos diferentes no mesmo sistema. Traz também atraso: enquanto alguém copia à mão, o cliente do outro lado está à espera de resposta. E traz o custo mais difícil de medir, que é aquilo que essa pessoa não fez porque estava a copiar dados: uma venda que não fechou a tempo, uma reclamação que ficou sem resposta.
Onde entra a automação
A parte técnica é simples: ligar as ferramentas que já usa (WhatsApp, CRM, faturação, calendário, email) para que os dados passem de uma para a outra sozinhos. A parte difícil é decidir por onde começar, porque tentar ligar tudo de uma vez costuma parar a meio.
Comece por uma tarefa só
Escolha a tarefa que mais se repete, a que faz alguém revirar os olhos quando é mencionada. Automatize só essa. Se em três meses recuperar cinco horas por semana, sabe que vale a pena continuar. Se não recuperar nada, aprendeu isso sem ter gasto tempo a ligar o resto.
Antes de decidir seja o que for: conte quantas vezes copiou dados à mão hoje, e multiplique por vinte dias úteis. É provavelmente mais do que pensava.
Veja um sistema a fazer isto por si.
Studiminds Reception liga WhatsApp, Instagram, Facebook e email num único painel, sem cópia manual.
Ver o Reception a funcionar