Excel é boa ferramenta. O problema começa quando uma folha de cálculo deixa de ser onde se organizam números e passa a ser onde vive o CRM, a agenda, o stock e a faturação, tudo ao mesmo tempo, numa folha só.
Os sinais de que já passou o ponto
- Duas pessoas têm versões diferentes do mesmo ficheiro, e ninguém sabe qual é a atual.
- Alguém edita a folha enquanto outra pessoa também está lá dentro, e uma das duas perde o trabalho.
- Passa mais tempo à procura de uma linha do que a usar a informação que lá está.
Nenhum destes sinais aparece de repente. Instalam-se devagar, uma coluna nova de cada vez, até a folha fazer o trabalho de cinco sistemas diferentes e nenhum deles bem.
Melhorias baratas que ajudam, mas não resolvem
Passar para uma folha partilhada na cloud evita perder a versão mais recente. Organizar por função, uma folha por cada coisa, reduz confusão. Definir regras fixas de preenchimento evita erro de formato. Ajudam, mas não mudam o problema de fundo: o dado continua a existir só num sítio, e alguém continua a ter de o copiar à mão para onde mais for preciso.
O momento de sair do Excel
Quando o mesmo dado tem de ser copiado à mão para outro sítio, todas as semanas, o Excel já não está a servir de ferramenta, está a servir de sistema. E um sistema feito de folhas de cálculo ligadas por cópia manual quebra exatamente quando o negócio cresce e mais precisa que aguente.
Não é preciso trocar tudo de uma vez. É preciso perceber qual das cinco funções que a folha está a fazer sozinha, e tirar-lhe só essa.
Veja como fica quando os sistemas falam entre si.
Studiminds Scout organiza prospeção B2B num painel próprio, sem folha de cálculo no meio.
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